Mittelständler setzt auf seinesgleichen

Bei der Auswahl eines Finance-Paketes entschied sich die Primagas GmbH im Frühjahr 2001 für einen mittelständischen Anbieter und damit gegen die Empfehlung der Konzernmutter, das mächtigere System eines Großanbieters einzuführen. Ausschlag­gebend für das Abweichen von der Konzernempfehlung war das Votum der Anwender, die von Beginn als feste Größe in das als PrimaCash bezeichnete DV-Projekt integriert waren. Hinzu kam die Erfahrung aus diversen Vorgesprächen, dass mittelständische Anbieter die Sorgen und Nöte ihrer mittelständischen Kunden weitaus besser verstehen und daher auch schneller zu praktikablen Lösungen gelangen, als das bei Großanbietern der Fall ist.

50 Jahre im Dienst der Umwelt

Als die in Krefeld ansässige Primagas GmbH 1950 an den Markt ging, stand noch ausschließlich der Handel mit Flüssiggas in Flaschen im Mittelpunkt ihres Geschäftes. Im Laufe der Jahre vollzog sich jedoch der Wandel zum Energieversorger, dessen Hauptprodukt für private Haushalte, Gewerbe, Industrie, Freizeit und Landwirtschaft nach wie vor der ökonomisch und ökologisch sinnvolle Energieträger Flüssig­gas - jetzt in Tankbehältern - darstellt. Die sukzessive Expansion hatte durch die Beteiligung der französischen Primagaz Groupe einen kräftigen Schub erfahren, der 1995 durch eine Fusionnoch weiter verstärkt wurde. Heute findet man Primagas mit Regionalcentern in Krefeld (West), Neubrandenburg (Nord), Dresden (Ost) und Würz­burg (Süd). Diese arbeiten als Servicecenter, die den regionalen Vertrieb in Innen- und Außendienst steuern. Hier wird das Gas verkauft, das in Deutschland überwiegend zum Heizen eingesetzt wird; es verbrennt so sauber, dass es sogar bei Smogalarm eingesetzt werden darf. Acht Mitarbeiter zählt die eigene IT-Mannschaft, die neben einer am Standort Krefeld installierten IBM AS/400, Modell 500, moderne, IP-basierte Netze aufgebaut und mittlerweile die ersten Client/Server-Anwendungen auf der Basis von Windows NT und Oracle implementiert hat. Neben dem Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems unternahm Primagas 1998außerdem die ersten Schritte in Sachen Internet, E-Mail und Telemetrie.

Die operativen Systeme

Eine gewachsene Materialwirtschaft und eine individuell entwickelte, maßgeschneiderte Lösung im Rechnungswesen stellten bis 2000 im Rahmen der Euro-Überlegungen die wesentlichen operativen Werk­zeuge bereit. Als Primagas die Ablösung des Finance-Eigenbaus beschloss, sollten damit gleich mehrere Ziele erreicht werden: der Aufbau eines investitionssicheren Standardproduktes mit der damit verbundenen Partizipation an den mächtigen Funktionen, die Lösung des bis dato ungeklärten Euro-Problems sowie der Einzug von Fachanwendungen für Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung. Die neue Lösung sollte die alte Green-Screen-Anwendung auf der IBM AS/400 ablösen. Dieses Vorhaben bedeutete nicht zuletzt wegen der Beliebtheit der Eigenlösung unter den Anwendern eine große Heraus­forderung. Denn schließlich konnten diese das System äußerst einfach bedienen, zumal jeder unnötige Handgriff akribisch „wegprogram­miert“ worden war. Die Messlatte für das neue System lag um so höher, als dass die Auswahl von den Mitarbeitern beeinflusst und zudem wesentlich von dem Leiter Operative Systeme und PrimaCash–Projektverantwort­lichen Lothar Zens getragen werden sollte, der die alte Finance-Lösung selbst programmiert hatte.

Eine Frage der Motivation

„Der Aufbau eines Standard-Rechnungswesens hat sich mit der Ein­führung unseres CRM-Systems überschnitten“, berichtet IT-Leiter Joachim Walsdorff von der Doppelbelastung seiner Abteilung. „Dabei haben die Mitarbeiter das Finance-Thema im Vergleich zu CRM als das weniger attraktivere aufgenommen. Hinzu kommt, dass wir das Kundenmanagement auf der grünen Wiese aufbauen konnten, wäh­rend die Ablösung eines bestehenden Rechnungswesens von der Natur der Sache heraus immer das Tagesgeschäft tangiert.“ Zur Steigerung der Motivation aller Beteiligten haben einige einfache, aber nicht min­der pfiffige Aktionen der Projektleitung beigetragen. Dazu gehörte die Einführung einer firmennahen Bezeichnung für die neue Lösung oder beispielsweise auch das Anfertigen von PrimaCash-Saunatüchern für alle Beteiligten „um sich den Schweiß von der Stirn zu wischen“, wie Projektleiter Lothar Zens mit einem verschmitzten Lächeln berichtet. „Alles entscheidend für das Ziehen an einem Strang war jedoch, die Mitarbeiter von Beginn an in die Entscheidungsprozesse einzube­ziehen“, ist er sich rückblickend sicher.

Der Wunschzettel

Das Headquarter im niederländischen Utrecht favorisierte einen der großen Anbieter wie Oracle, J.D. Edwards, SAP oder auch Peoplesoft, um eventuell über Application Service Providing (ASP) die entspre­chenden Benefits in die gesamte Gruppe einzubringen. Diesen Ansatz verfolgt der Konzern teilweise schon heute. So wird beispielsweise die Exchange-Domäne über einen internationalen Dienstleister in Amster­dam gemanagt. „Wir haben die großen Anbieter intensiv geprüft, fanden uns aber weder bei unserer Problemstellung wieder, noch bauten unsere Anwender eine Beziehung zu deren mächtigen Produk­ten auf“, erinnert sich IT-Leiter Joachim Walsdorff. Sogar die bei der Konzernschwester in England erfolgreich im Einsatz befindliche Lösung fiel nach einem zweiten Prüfungslauf mit einem anderen Beratungsunternehmen durch. In der Folge konzentrierte sich der Suche auf mittelständische Anbieter. Zu den konkreten Anforde­rungen zählten die Multiplattformfähigkeit, eine Client-Server-Archi­tektur und die Datenbankunabhängigkeit. „Wir haben nach wie vor eine AS/400 samt DB2/400 im Hause, aber auch eine ’bunte’ NT-Welt mit Oracle 8“, beschreibt Joachim Walsdorff die heterogene DV-Struktur seines Unternehmens.

Auf Umwegen zu r.z.w. cimdata

Software und kompetente Mitarbeiter sprachen für die Westernacher AG. Kurz vor der letzten Entscheidungsrunde kam jedoch Ende 2000 die Nachricht von der Insolvenz des Unternehmens, was bei Primagas eine Krisensitzung zur Folge hatte. Denn schließlich lagen die Termine bezüglich der Euro-Umstellung sehr eng und waren auch nicht verschiebbar. Im Ergebnis rückte der Zweitplatzierte des Auswahlverfahrens nach oben. Außerdem begannen Gespräche mit der r.z.w cimdata AG, die alle Rechte an dem objektorientierten Standardpaket für Rechnungswesen und Controlling aus der Wester­nacher-Konkursmasse übernommen hatte und diese unter dem neuen Label if2000 weiterentwickeln wollte. „Der Vorstandsvorsitzende Dr. Wolfgang Hölzer hat bei einem sehr konstruktiven Gespräch in Krefeld alle Sachfragen über die r.z.w.-Strategie kompetent beant­wort“, erinnert sich IT-Leiter Joachim Walsdorff. „Aber mehr noch, er konnte die Verunsicherung bei uns beseitigen, unser Bauchgefühl verbessern und uns überzeugen, dass wir das Projekt gemeinsam stemmen können.“ Nachdem auch gegenüber dem neuen Rechte­inhaber das Vertrauen aufgebaut war, fiel bei Primagas die endgültige Entscheidung für if2000 und damit nach Aussage von Projektleiter Lothar Zens für das „rundeste aller gesichteten Pakete“.

Und los gehts

Mitte April 2001 wurden die Verträge unterzeichnet. Traditionell kommen bei Primagas Siemens-Server zum Einsatz. Für PrimaCash bedeutete das die Installation auf einer Primergy H400 mit 2 GB Hauptspeicher und 2 XEON-Prozessoren im Grundausbau. Zunächst war DB2/400 als Serverdatenbank im Gespräch, letztendlich bekam aber Oracle 8.15 den Vorzug. Das Test- und Schulungssystem lief auf einem ein­fachen Mono-Server mit 500 MB Speicher, die Clients wurden auf einem Citrix-Metaframe Terminal-Server installiert und der Initial-Gruppe für deren Arbeit zur Verfügung gestellt. Nachdem die Hardware stand, fand schließlich im Rahmen von Schulungen und Work­shops das eigentliche Customizing statt. Sozusagen nebenbei erfolgte die Anpassungsprogrammierung, bedingt durch komplexe Fakturierungsläufe bei Primagas, die im Prinzip einen Durchgriff von der AS/400-basierten Fakturierung auf das unter Oracle arbeitende OP-Management erfordern. In diesem Zusammenhang entstand auch das neue Modul Cash-Connect, das r.z.w cimdata mittlerweile als Standard abstrahiert hat und allen Anwendern zur Verfügung stellt. Projektleiter Lothar Zens brachte indes seine ganze Erfahrung in die Schnittstellenthematik ein. Hier ging es darum, die vormalig weiche Integration zwischen dem Waren- und Gaswirtschaftssystem und der Finanzbuchhaltung wiederherzustellen - ein nicht gerade banales Unterfangen angesichts verschiedener Systemwelten und unterschied­licher Datenbanken.

Daten ’en masse’

Von den Altdaten wurde weitestgehend alles übernommen. Bei ersten Testläufen benötigten jedoch die Massenbuchungen noch zu viel Zeit. Bedingt durch die im Energiebereich übliche Jahresabrechnung ver­waltet Primagas bis zu 450.000 OPs, was deren Übernahme zum Geduldspiel avancieren ließ. Der Batchlauf wurde schließlich nach einigen Tagen abgebrochen, da kein Ende abzusehen war. „Der Schreck war aber von kurzer Dauer“, erklärt IT-Leiter Joachim Walsdorff mit einem Augenzwinkern, „denn nachdem wir das Pro­blem bei dem Softwarehaus thematisiert hatten, wurde eine praktika­ble Lösung auf Oracle-Ebene herbeigeführt.“

Über 100 Anwender zu involvieren

Etwa 30 Mitarbeiter beschäftigen sich bei Primagas mit Finanz­buchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchführung. Die Anla­genverwaltung hat hierbei angesichts der an die 80.000 in Primagas-Eigentum befindlichen Gasanlagen eine ganz besondere Dimension. Darüber hinaus gibt es weitere etwa 80 Agenten in den Service-Centern. Für sie wurde ein eigener entwickelt, der die debitorische Konteneinsicht unterstützt und das Setzen von Mahnkennziffern bzw. Mahnstopps ermöglicht. Dieser kann native aufgerufen werden, wird aber auch von dem CRM-System angesteuert, so dass die Kunden­nummer nicht noch einmal gesondert in if2000 einzugeben ist.

Ohne doppelten Boden

Mitte September 2001, also fünf Monate nach Projektbeginn, erfolgte die Übernahme von if2000 in den Echtbetrieb. „Das alte System ist zwar noch gehostet, wird aber nicht mehr weitergepflegt“, beschreibt Projektleiter Lothar Zens den vollzogenen Wechsel. „Jetzt gilt es, Stück für Stück die einzelnen Module kennen und anwenden zu lernen und dabei die Prozesse in der Buchhaltung zu optimieren.“ Ganz vorne stehen dabei das OP-Management und das damit verbundene Mahnwesen; hier sind grundlegende Änderungen in den Abläufen erforderlich. Und auch wenn der kreditorische Bereich bei Primagas mengenmäßig keine wesentliche Rolle spielt, sollen hier Themen wie beispielsweise die Rechnungsprüfung eingehend überdacht werden.

Auf den Punkt gebracht

Das PrimaCash-Projekt ist geglückt – und das rechtzeitig vor der Euro-Einfürung Auch wenn sich nach nur wenigen Wochen des Echtbetriebes noch keine detaillierteren Aussagen über die tägliche Umsetzung oder gar Jahresabschlüsse treffen lassen, so ist dennoch schon jetzt zu erkennen, dass die Wahl des Partners und damit verbunden die Wahl der Software die richtige war. „r.z.w. cimdata hat sich als kompetenter Partner erwiesen und ist bereit, den Weg mit seinem Kunden zu gehen“, bringt IT-Leiter Joachim Walsdorff seine positiven Erfahrungen auf den Punkt. „Wenn der Standard an bestimmten Punkten nicht ausreicht, um die individuellen Anforde­rungen abzudecken, sorgt der Anbieter schnell und unbürokratisch für Verbesserungen.“

Die nahe Zukunft

Primagas intensiviert jetzt sukzessive die Arbeit mit if2000. Auch an den Schnittstellen gibt es noch einiges zu tun, und die Integration ins CRM-System wird weiter vorangetrieben. In einem anderen Projekt ist das Unternehmen dabei, das Internet für die Einbindung des Außendienstes per Portal zu nutzen. Eine Integration der Finanzdaten in ein solches Sales-Portal mache hier durchaus Sinn, wie Joachim Walsdorff feststellt: „Manchmal träumen wir von B-to-B- und B-to-C–Anwendungen, bei denen wir unseren wichtigen Sales-Partnern und VIP-Kunden den Zugriff auf Daten geben können.“ Warum auch nicht? Mit einer modernen standardisierten Software und einem pote­nten Partner ist schließlich alles denkbar. „Aber erst einmal“, so der IT-Leiter weiter, „machen wir unsere Hausaufgaben fertig.“

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Das Geschäft mit dem flüssigen Gas

Primagas bedient deutschlandweit 80.000 Tankkunden, die im Durch­schnitt mit 2-4 Tonnen Flüssiggas fassenden Tanks ihre Häuser mit Wärme versorgen. Dieses Kernbusiness ist aus dem klassischen (Gas-) Flaschengeschäft entstanden, das Primagas nach wie vor, aber heute nicht mehr mit den Endkunden abwickelt, sondern über etwa 4.000 Vertriebsstellen. Aktuell zählt Primagas 9.000 sogenannter Flaschen­kunden. Einen dritten Zweig stellen zentral versorgte Gebiete dar, in denen Primagas ganze Ortschaften mit Rohrleitungen ausstattet und Haushalte über Gaszähler versorgt. Das Gros des Geschäftes dreht sich um das „Heizen“; darüber beschäftigt sich Primagas auch mit industriellen Anwendungen wie beispielsweise Brennschneiden, Korntrocknung, Bautrocknung oder auch mit dem Thema Treibgas, das als Autogas oder zum Beispiel in Gabelstaplern zum Einsatz kommt. Das Unternehmen präsentiert sich ausführlicher unter www.primagas.de im Internet.

Die Hardware für PrimaCash

Testsystem: Industrieserver, 500 MB / 30 GB Mono
Produktivsystem: Siemens Primergy H400 2 GB / 70 GB Raid 1 Quattro 2*700 Xeon
Citrix -TerminalServer Intel, 2 GB, Dual 2 x 1000 Pentium
Windows NT4 SP6
Oracle 8.05
Client: Citrix / ICA

PrimaCash in Zahlen

30 User im Finanzbereich
80 Read-Only Anwender
150.000 Geschäftspartner
250.000 – 450.000 debitorische OP (31.03. Jahresabrechnung)
350.000 Rechnungen (30 Prozent per Bankeinzug)
23.000 Kreditorenrechnungen
1.800 kreditorische OP
10.000.000 Transaktionen / Jahr

Primagas GmbH
Joachim Walsdorff
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