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Kundenzufriedenheit

Optimierte Geschäftsprozesse mit cd2000

Ausgehend von der berühmten „grünen Wiese“ startete das Blaubeurer Unternehmen KONTEK im Jahr 2003 seine Suche nach einem ERP (Enterprise Resource Planning)-Anbieter – kamen doch bisher lediglich eine selbstprogrammierte Datenbankanbindung und Excel-Tabellen zur IT-seitigen Abbildung der Geschäftsprozesse zum Einsatz. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund einer kontinuierlichen Expansion des Unternehmens tat daher eine Umstellung dringend Not, um den steigenden Anforderungen auch langfristig genügen zu können. Mit dem Entschluss zugunsten von cd2000 der r.z.w. cimdata AG sind dafür alle Voraussetzungen geschaffen.

Die Ausgangslage ...

Für KONTEK war der Hauptgrund für die Umstellung auf eine IT-Komplettlösung, dass sich die Geschäftsprozesse nicht mehr länger mit den bisher genutzten Office-Produkten managen ließen. „Von einem unserer Mitarbeiter kam schließlich die Empfehlung für cd2000 von r.z.w. cimdata“, erinnert sich Jürgen Scherb, geschäftsführender Gesellschafter bei KONTEK. „Und in der Tat haben uns die Funktionalitäten der Lösung sofort überzeugt, so dass wir erst gar nicht mehr weitergesucht haben.“ Der Projektstart zur Implementierung der Lösung, die in beiden KONTEK-Unternehmen zum Einsatz kommen sollte, wurde auf November 2003 terminiert.

KONTEK besteht aus zwei rechtlich selbstständigen Unternehmen. Zum einen ist dies die KONTEK Kontur- und Messtechnik Anlagenbau- und Vertriebsgesellschaft mbH, deren Leistungsportfolio die Programmierung und Herstellung von Freiformflächen-Bauteilen sowie 3D-Frästeilen im Werkzeug-, Formen- und Modellbau umfasst; hinzu kommt die Fertigung von Konturteilen (Auflage- und Druckstücke) in Metall, NE-Metall und Kunststoff sowie von Präzisions-CNC-Frästeilen für den Maschinen- und Vorrichtungsbau. Darüber hinaus werden Messungen an Werkstücken vorgenommen – von besonderen Einzelmessungen bis hin zu seriellen Stichprobenmessungen. Die KONTEK Montagetechnik wiederum führt die Fertigung und Montage von Baugruppen, Vorrichtungen, Lehren und Robotergreifer nach Kundenwunsch aus und übernimmt die Planung sowie Konstruktion für Vorrichtungen im Karosserie-Rohbau in enger Absprache mit dem Kunden. Zum Portfolio gehören zudem unter anderem Abstimmungsarbeiten und die Vermessung bzw. Protokollierung von vormontierten Baugruppen und Vorrichtungen und die Abnahme von Baugruppen und Vorrichtungen.

... das Projekt ...

Am Beginn stand die Einbindung der Tools zur Abbildung der Warenwirtschaft. Hierfür wurden innerhalb von nur insgesamt sechs Wochen alle Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten aus dem Altsystem übernommen; der Echtstart erfolgte zum 1. Januar 2004, so dass bereits die Jahresinventur über das neue System laufen konnte. Im Anschluss daran starteten die Vorbereitungen für die Lagerbestandsführung, die ebenfalls zügig vonstatten gingen. Nach deren Abschluss stand als nächster Projektschritt die Organisation für die komplette Fertigung auf dem Plan – mit dem Problem, dass eine Funktion nötig war, über die sich externe Kundenaufträge einlesen lassen, so dass nachfolgend daraus interne Fertigungsaufträge generiert werden können. „Hier haben wir die entsprechende Schnittstelle geschaffen, damit die von extern kommenden Dateien wie Bestellungen und Stücklisten automatisch in das System importiert werden“, erläutert Jürgen Scherb.

Das Workflow-Tool von cd2000 ermöglicht es zudem, Workflow-Prozesse aus dem ERP-System heraus zu initiieren. Als zentrales Werkzeug zur Planung, Organisation, Automatisierung und Kontrolle der Geschäftsprozesse bei KONTEK unterstützt es bei der Untersuchung von Kundenaufträgen nach bestimmten Kriterien, sorgt dafür, dass die jeweiligen Abteilungen über die Kundenaufträge sowie das Prüfungsergebnis informiert werden, und entscheidet über Annahme oder Ablehnung; des Weiteren ist der automatische Anstoß von mit CrystalReports erstellten Berichten innerhalb des Workflows möglich. „Mit optimierten Arbeitsabläufen und deutlich kürzeren Durchlaufzeiten können wir enorme Kosteneinsparungen verzeichnen“, so Jürgen Scherb. Darüber hinaus wurden innerhalb von cd2000 einige Anpassungen vorgenommen, um einen optimalen Überblick über die Kreditor-Rechnungen zu erhalten, und das Faxsystem eingebunden, um Medienbrüche zu vermeiden.

... heute und später ...

Die Schulungen starteten zunächst bei der Geschäftsleitung, im Anschluss konnten sich dann nach und nach die Mitarbeiter mit dem System vertraut machen – jeweils gemäß ihres Verantwortungsbereichs und parallel zum Tagesgeschäft, damit es nicht zu langen Ausfallzeiten kam. Heute greifen insgesamt 28 User in beiden KONTEK-Unternehmen auf cd2000 zu; dabei werden insbesondere die Funktionalitäten der Auftragsverwaltung aufgrund der komfortablen Datenübernahme gern genutzt. Mit der Einführung der Materialwirtschaft ging so eine enorme Entlastung der Anwender einher, da sich die Prozesse nunmehr systemgestützt und nicht mehr per Hand abwickeln lassen.

Aktuell generiert das IT-Team von KONTEK und r.z.w. cimdata eine Schnittstelle zur Übergabe von Rechnungsdaten an DATEV sowie die BDE (Betriebsdatenerfassung)-Anbindung. Kürzlich abgeschlossen wurde eine Anbindung des Buchhaltungssystems, um das Mahnwesen komfortabler abwickeln zu können; hierfür kommt die Debitorenbuchhaltung des integrierten Rechnungswesen- und Controllingsystems if2000 zum Einsatz.

... und das Fazit

Treten Fragen auf, steht ein ausführliches Benutzerhandbuch zur Verfügung, das speziell auf die Belange von KONTEK angepasst ist. Außerdem ist das Support-Team von r.z.w. cimdata per Hotline mit den Möglichkeiten der Fernwartung sowie auch direkt vor Ort verfügbar. „Unser Ziel war es, mit einer weitestgehend standardisierten Anwendung, die mit steigenden Anforderungen mitwachsen kann, unsere Geschäftsprozesse abbilden zu können – und genau dies leistet cd2000“, resümiert Jürgen Scherb zufrieden.

Autorin: Sabine Sturm

Ergänzendes zu Kontek:

Die KONTEK Kontur- und Messtechnik Anlagenbau- und Vertriebsgesellschaft mbH, Blaubeuren, arbeitet seit Mitte 1996 als kompetenter und zuverlässiger Partner mit führenden Firmen der Transfertechnik und des Anlagenbaus zusammen. Das Unternehmen hat sich in den letzten Jahren konsequent weiterentwickelt und gehört mit seinem umfassenden Dienstleistungsangebot zu den führenden Lohnfertigern in der Region. Mit den Unternehmensbereichen Wasserstrahlschneiden, Plasmaschneiden, Brennschneiden, CNC-Fertigung, Montagetechnik und Messtechnik übernimmt KONTEK für seine Kunden die komplette Auftragsabwicklung vom Materialeinkauf bis zum einbaufähigen Fertigteil. Im Messzentrum (akkreditiert nach DIN EN ISO/IEC 17025) für taktile und optische Messaufgaben werden Lohnmessungen und Erstbemusterungen von der Einzel- bis zur Serienmessung durchgeführt. Die Schwestergesellschaft des Unternehmens, die ebenfalls in Blaubeuren ansässige KONTEK Montagetechnik GmbH, führt die Montage von Baugruppen, Vorrichtungen, Lehren und Robotergreifer nach Kundenwunsch aus. Weitere Informationen sind unter www.kontek.de erhältlich.